Datenschutz bei WindPersonal

Als Personalberatung ist das Vertrauen von Kundenunternehmen und Bewerbern/Kandidaten eine unserer wichtigsten Ressourcen. Vertrauen erwächst in unseren Augen aus einem wahrheitsgemäßen und verlässlichen Umgang mit Kundenunternehmen und Bewerbern. Der wahrheitsgemäße und verlässliche Umgang, aus dem Vertrauen erwachsen kann, bezieht sich selbstverständlich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten.

 

Verantwortlicher und Ansprechpartner für Fragen in Bezug auf den Datenschutz bei WindPersonal ist der Inhaber von WindPersonal: Felix Tobias (Email: info@windpersonal.de; Tel.: +49 (0) 911 – 664 887 66; Postanschrift: Gärtnerstr. 5, 90408 Nürnberg).

 

Das Unternehmen WindPersonal hat zur Gewährleistung der Datenschutzbestimmungen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt (Rechtsanwalt Dr. Sebastian Kraska, IITR Datenschutz GmbH, Email: email@iitr.de; Tel: +49 (0) 89 - 18 91 736 - 0; Postanschrift: Marienplatz 2, 80331 München).

 

 

1. Begriffsbestimmung

Um die Verständlichkeit unserer Datenschutzerklärung sicherzustellen, möchten wir im ersten Schritt mit einer Definition der angewandten Begrifflichkeit beginnen. Diese Begrifflichkeit wurde durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) vorgegeben.

 

  •  „Personenbezogene Daten“. Bezeichnen „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.“ (Artikel 4, Absatz 1, EU-DSGVO)

 

  • „Betroffene Person“. Als betroffene Person wird die natürliche Person bezeichnet, deren personenbezogene Daten (siehe oben) erhoben und verarbeitet werden. (Artikel 4, Absatz 1, EU-DSGVO)

 

  • „Verarbeitung“. Bezeichnet „jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.“ (Artikel 4, Absatz 2, EU-DSGVO)

 

  • „Profiling“. Bezeichnet „jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.“ (Artikel 4, Absatz 4, EU-DSGVO)

 

  • „Verantwortlicher“. Bezeichnet „die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.“ (Artikel 4, Absatz 7, EU-DSGVO)

 

  • „Auftragsverarbeiter“. Bezeichnet „eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.“ (Artikel 4, Absatz 8, EU-DSGVO)

 

  • „Dritter“. Bezeichnet „eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.“ (Artikel 4, Absatz 10, EU-DSGVO)

 

  • „Einwilligung“. Die Einwilligung „der betroffenen Person bezeichnet (Anm.d.V.) jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.“ (Artikel 4, Absatz 11, EU-DSGVO)

 

 

 

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Der Geschäftszweck von WindPersonal ist es einerseits, Kundenunternehmen (Dritte) bei der Suche nach neuen Mitarbeitern zu unterstützen und andererseits Stellensuchenden (Bewerber/Kandidaten) zu helfen passende Stellen zu finden. Ausschließlich zu diesem Zweck werden Daten von Unternehmen bzw. dessen Vertretern, von Bewerbern/Kandidaten, Lieferanten und Mitarbeitern verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO) sowie den landesspezifischen Datenschutzbestimmungen, insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner aktuellen Form.

 

 

 

3. Datenverarbeitung

Die Nutzung unserer Website ist grundsätzlich ohne die Preisgabe personenbezogener Daten möglich.

 

Sofern eine Person oder ein Unternehmen allerdings unsere Dienstleistungen (siehe „2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung“) in Anspruch nehmen möchte oder es zu einer Zusammenarbeit von WindPersonal mit Mitarbeitern oder Lieferanten kommt, dann bedarf es der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus der EU-DSGVO Artikel 6 Absatz 1 (a bis f).

 

Im Zuge der Bereitstellung unserer Dienstleistung arbeiten wir mit weiteren externen Dienstleistern (Auftragsverarbeiter) wie z. B. Dienstleister für Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Internet-Hosting-Anbietern etc. zusammenarbeiten. Mit allen zum Einsatz kommenden Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsdatenverarbeitungsverträge abgeschlossen um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten streng nach den Grundsätzen der EU-DSGVO und dem BDSG behandelt werden und zu keinem anderen Zweck, als dem oben (siehe „2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung“) beschriebenen verwendet werden.   

 

 

 

3.1. Spezifische Angaben zur Verarbeitung von Bewerberdaten

Wenn eine betroffene Person (Bewerber) ihre Daten in eine Eingabemaske auf unserer Website (Formular des Bewerbermanagementsystems) einträgt, dann wird sie aufgefordert dieser Datenschutzerklärung zuzustimmen. Die betroffene Person kann der Verarbeitung der personenbezogenen Daten entweder nur für die Erforderlichkeiten der Bewerbung für eine konkrete ausgeschriebene Stelle zustimmen oder wahlweise auch zur Speicherung der Daten über diesen Zeitpunkt hinaus. Entsprechend werden die Daten lediglich im Rahmen des betreffenden Bewerbungsverfahrens verarbeitet oder darüber hinaus in weitere Bewerbungsverfahren mit einbezogen.

 

Personenbezogene Daten (z. B. Name, Telefonnummer, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate etc.) von Bewerbern werden bei uns nach der Zusendung der Bewerbung intern mit den Anforderungen der zu besetzenden Stelle abgeglichen. Dieser Abgleich (Profiling) wird nicht ausschließlich durch automatisierte Verfahren durchgeführt.

 

Personenbezogene Daten von Bewerbern, für die keine separate Einwilligung zur Speicherung über das zuzuordnende Bewerbungsverfahren hinaus besteht, werden bei uns drei Monate nach dem Abschluss des zugehörigen Bewerbungsverfahrens routinemäßig gelöscht. Wir speichern die Bewerbung drei Monate lang nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens weiterhin ab um im Falle von Streitigkeiten, die sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzt (AGG) ergeben können, darlegen zu können, dass unser Bewerbungsprozess in Einklang mit den Richtlinien des AGG durchgeführt wird.

 

Über diesen Zeitraum hinaus speichern wir lediglich personenbezogene Daten von Bewerbern ab, bei denen uns die betroffene Person explizit ihre Einwilligung zur weiteren Speicherung bis auf Widerruf erteilt hat oder von Bewerber, die wir erfolgreich an ein Kundenunternehmen vermitteln konnten.

 

Personenbezogene Daten von Bewerbern, die wir erfolgreich an Kundenunternehmen vermitteln konnten, werden bei uns für eine Dauer von sechs Monaten nach Antritt der neuen Stelle gespeichert, da wir gegenüber unseren Kunden (Unternehmen) für diesen Zeitraum eine Garantie für die Stellenbesetzung übernehmen. Die Speicherung der personenbezogenen Daten des Betroffenen wird in diesem Fall erforderlich um Garantieansprüche unserer Auftraggeber (Kundenunternehmen) nachvollziehen zu können.

 

Personenbezogene Daten von Bewerbern, die uns eine explizite Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten bis auf Widerruf erteilt haben, gleichen wir permanent mit den Anforderungen eingehender Personalbedarfe von Kundenunternehmen ab und kommen auf die Betroffenen zurück, wenn wir Stellen im Programm haben, bei denen sich das Anforderungsprofil mit dem Bewerberprofil deckt.

 

 

 

3.2. Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten

Eine Verarbeitung von Daten von Unternehmen, bzw. deren Vertretern, findet im Rahmen der Vertragserfüllung, bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6, Absatz 1b, EU-DSGVO) statt. Insbesondere handelt es sich bei den betroffenen personenbezogenen Daten um den Name und die Kontaktdaten (geschäftliche Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse etc.).

 

Die Erhebung findet statt wenn z. B. Vertreter von Unternehmen auf der Suche nach neuen Mitarbeitern uns per Email, telefonisch oder über Formulare auf unserer Website kontaktieren.

 

Der Speicherung der Daten stimmen Kunden bis auf Widerruf im Zuge des Abschluss eines Beratungs- und/oder Vermittlungsvertrags zu (Artikel 6, Absatz 1a, EU-DSGVO). Mit Kunden ergeben sich im Laufe der Zeit immer wieder geschäftliche Zusammenarbeiten, weshalb wir Daten von Kunden grundsätzlich dauerhaft abspeichern. Der Speicherung der Daten stimmen Kundenunternehmen bis auf Widerruf im Zuge des Abschluss eines Beratungs- und/oder Vermittlungsvertrags zu (Artikel 6, Absatz 1a, EU-DSGVO).

 

 

 

3.3. Verarbeitung von Lieferanten- und Dienstleisterdaten

Eine Verarbeitung von Daten von Lieferanten und Dienstleistern, bzw. deren Vertreter, findet im Rahmen der Vertragserfüllung, bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6, Absatz 1b, EU-DSGVO) statt. Betroffen sind hier die zur Vertragsdurchführung mitgeteilten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten etc.).

 

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und beträgt in der Regel 10 Jahre.

 

 

 

3.4. Verarbeitung von Mitarbeiterdaten

Eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten findet im Rahmen der Vertragserfüllung, bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6, Absatz 1b, EU-DSGVO) statt. Bei den betroffenen personenbezogenen Daten handelt es sich insbesondere um Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, dokumentierte Absprachen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bankverbindung etc.

 

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und beträgt in der Regel 10 Jahre.

 

 

 

4. Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte

Der oben genannte Geschäftszweck von WindPersonal (siehe „2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung“) erfordert die Weitergabe von personenbezogenen Daten (Bewerberdaten) an Kundenunternehmen (Dritte). Der Weitergabe dieser Daten, zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, stimmt der Betroffene (Bewerber) mit der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich zu.

 

Bevor wir personenbezogene Daten von Bewerbern an Kundenunternehmen weiterreichen halten wir mündlich oder fernmündlich Rücksprache mit der betroffenen Person (Bewerber). Wir benennen das jeweilige Kundenunternehmen und informieren über die zu besetzende Stelle. Die betroffene Person hat die Möglichkeit der Übermittlung seiner personenbezogenen Daten an das jeweilige Kundenunternehmen zu widersprechen. Im Falle eines Widerspruchs findet die Bewerbung keine weitere Berücksichtigung im zugeordneten Bewerbungsverfahren.

 

Eine darüberhinausgehende Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte (z. B. an öffentliche Stellen) findet nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses des Verantwortlichen bzw. einer vorrangiger Rechtsvorschriften statt. 

 

 

 

5. Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung

Betroffene haben, unabhängig davon, ob es sich um Vertreter von Kundenunternehmen, Lieferanten, Bewerber oder Mitarbeiter handelt, ein Recht zu erfahren, welche Daten über sie erhoben und gespeichert wurden. Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten, sofern kein berechtigtes Interessen des Verantwortlichen, eines Dritten oder eine vorrangige Rechtsvorschrift der Löschung entgegensteht. Eine kurze Nachricht an info@windpersonal.de genügt. Bei Fragen steht der oben genannte Verantwortliche zur Verfügung. Sie haben ferner das Recht, sich bei Beschwerden an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.

 

 

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